Работа с календарем

Календарь – это основной рабочий инструмент для администратора. В нем можно посмотреть запланированные визиты и занятость специалистов (мастеров), записать клиента, перенести или отменить визит.

Чтобы открыть календарь, перейдите в раздел «Календарь» в меню слева.

По умолчанию откроется расписание на сегодняшний день. Вы можете листать дни с помощью стрелочек рядом с датой; или нажмите на нее и выберите день в календаре. Чтобы вернуться к текущему дню, нажмите на «Сегодня».

Смотрите короткое видео по работе с календарем – все функции за 5 минут

Перейти на наш rutube канал

Переключитесь с периода «День» на «Неделя» или «2 недели», чтобы быстрее найти удобное время и свободного специалиста. В периодах «Неделя» и «2 недели» вы можете листать недели с помощью стрелочек рядом с датой; или нажмите на нее и выберите день в календаре, с которого будет начинаться выбранный период. Чтобы вернуться к текущему дню, нажмите на «Сегодня».

По умолчанию в календаре отображаются все сотрудники с типом должности «Специалист», у которых в графике стоит рабочий день. Если в выбранный день не работает ни один специалист, то календарь принимает вид, как на картинке ниже. Нажмите на «Добавить специалиста», чтобы назначить рабочий день и начать запись клиентов.

В открывшемся окне выберите специалиста и часы его работы. Можно добавить сразу несколько специалистов – просто отметьте всех нужных в списке. Затем нажмите «Сохранить». В окне «Добавить специалиста» автоматически подставляется дата (или диапазон дат) из выбранного вами периода. При необходимости вы можете изменить её или задать другой интервал.

Календарь построен по принципу таблицы. Отображение зависит от выбранного периода:

Для периода «День»
- Столбцы – специалисты.
- Строки – временные интервалы.
- В ячейках таблицы отображаются записи к специалистам – они выделены цветом. Вы можете открыть запись, кликнув на нее.
- Белый цвет – время, доступное для записи.
- Красная линия – текущее время.
Для периодов «Неделя» и «2 недели»
- Столбцы – дни недели (текущий день всегда выделяется цветом).
- Строки – специалисты.
- В ячейках таблицы отображаются записи к специалистам – они выделены цветом. Вы можете открыть запись, кликнув на нее.
- Белый цвет – время, доступное для записи (доступно если в выбранном периоде работает только один специалист).
- Красная линия – текущее время.

Цвет записи в календаре зависит от ее статуса:

Оранжевый – «В ожидании». Время забронировано, ожидается подтверждение от клиента.

Фиолетовый – «Подтвердил». Клиент подтвердил запись.

Голубой – «Пришел».

Зеленый – «Оплачено».

Статусы всегда отображаются в верхней части календаря.

Менять статус записи можно прямо в календаре, не открывая ее. Просто наведите курсор на нужный визит – появится его статус. Нажмите на него и выберите новый статус в списке. Все изменения сохранятся автоматически!

В мобильной версии нужно нажать на визит, а затем, когда появится статус, нажать еще раз и выбрать новый в списке.

Если выбрать статус «Не пришел» или «Отменил», отменится бронь времени и визит пропадет из календаря. Запись не отображается в календаре, но ее можно увидеть в каталоге визитов.

Если клиент записался онлайн, то его запись появляется в календаре сразу после создания. Онлайн-запись выглядит как обычная запись, но со специальной пометкой:

В верхней части календаря есть кнопка «Онлайн-запись», рядом с которой цифрой показывается количество новых (то есть не просмотренных) онлайн-записей.

Если нажать на кнопку «Онлайн-запись», откроется список онлайн-записей в статусе «В ожидании». В нем красными точками отмечены не просмотренные. Вы можете перейти в запись, нажав на нее в списке. После этого запись будет считать просмотренной.

Обратите внимание, для получения актуального списка онлайн-записей используйте кнопку «Проверить онлайн-записи» или просто перезагрузите страницу.

Также количество новых онлайн-записей отображается в меню слева, рядом с вкладкой «Календарь». А если нажать на выбор даты, то в открывшемся календарике дни с новыми онлайн-записями будут отмечены красными точками.

Чтобы настроить масштаб календаря, кликните на три точки в правом верхнем углу. Откроется окно, в котором можно выбрать нужный масштаб. Настройка масштаба доступна только в периоде «День», а также в режимах «Неделя» и «2 недели», если работает один специалист.

Вы можете выбрать, показывать всех специалистов или только тех, у кого рабочий день. Для этого нажмите на те же три точки в правом верхнем углу, а затем включите/отключите кнопку «Только работающие специалисты».

Также в этом же окне можно перейти в полноэкранный режим и добавить специалиста в календарь (то есть добавить ему рабочий день).

Нажав на три точки в плашке сотрудника, можно отменить ему рабочий день или перейти в профиль сотрудника. Если у сотрудника есть нерабочий день в периодах «Неделя» и «2 недели» при нажатии на три точки можно добавить рабочий день.

Также вы можете изменить расписание специалиста в профиле сотрудника, раздел «График работы». Как только вы проставите рабочий день в нужную дату, сотрудник появится в календаре. Подробнее о графике работы смотрите здесь.

Вы можете просмотреть календарь выбранного специалиста. Для этого:

В периоде «День»
- Нажмите на имя или фото специалиста

В периодах «Неделя» и «2 недели»
- Нажмите на имя или фото специалиста
- Или нажмите на кнопку «+» в рабочей области календаря и выберите «Открыть день»

Для возврата к общему списку специалистов нажмите на кнопку «Показать всех»

Чтобы переключить календарь с таблицы на список визитов, нажмите на кнопку со значком списка в левом верхнем углу. Для переключения обратно нажмите на значок календаря слева от кнопки списка. Подробнее о каталоге визитов смотрите здесь.

Чтобы записать клиента, нажмите на «+ Создать» в правом верхнем углу и выберите «Создать запись» . Или же создайте запись сразу в области календаря:

Если у вас выбран период «День» — нажмите кнопку «+» под именем нужного специалиста.
Если выбран период «Неделя» или «2 недели» — нажмите на кнопку «+» и выберите «Создать запись»

В открывшемся окне заполните информацию о записи и нажмите «Сохранить». Подробнее о записи клиентов смотрите здесь.

Чтобы удалить или отредактировать запись, кликните на нее в календаре. В открывшемся окне поменяйте данные и нажмите «Сохранить». Для удаления нажмите на значок корзины в правом нижнем углу.

Также вы можете изменить время записи или перенести ее на другого специалиста, просто перетащив запись на новое место в календаре. Все данные обновятся автоматически. Сейчас эта функция доступна только в периоде «День».